Зачем автоматизировать HR
Больше 50% времени HR-отдела уходит на административную работу и ответы на вопросы сотрудников. Главные проблемы традиционного HR-менеджмента:
- HR-менеджеры собирают информацию вручную — часть теряется;
- не выстроен бизнес-процесс по найму — не настроены этапы и не прописаны регулярные задачи;
- отделы компании общаются через разные каналы, единого канала нет — HR-менеджер медленно согласует даты и время интервью, неделями собирает обратную связь.
Компании, которые автоматизируют HR-процессы, больше не сталкиваются с этим. Автоматизация HR-процессов сокращает время найма и адаптации сотрудников, упрощает кадровый учёт.
Какие HR-процессы можно автоматизировать
Автоматизировать можно все процессы — от найма до увольнения. Масштаб компании и штата сотрудников не важен. И в малом бизнесе, и в корпорациях руководители стремятся освободить время персонала для более важных задач. Сервисы могут взять на себя большой объём работы:
- Обрабатывать HR-информацию — формировать отчёты и выборки кандидатов по запросам менеджера, делать HR-менеджмент «прозрачнее».
- Объединять HR-процессы в одном месте, подстраиваться под бизнес-компании — этапы найма, сценарии и каналы уведомлений.
- Синхронизироваться с другими HR-сервисами и порталами поиска работы через API.
- Рассчитывать налоги, зарплаты и премии по сотрудникам.
- Оценивать продуктивность сотрудников — принесённую прибыль, выполненные задачи, затраченное время.
- Фиксировать результаты обучения сотрудников, отпуски, больничные, командировки.
- Автоматизировать опросы сотрудников по удовлетворённости, вовлечённости в работу, лояльности; рабочее общение.
Плюсы и минусы автоматизации HR
Чем больше современных решений применяет компания, тем легче ей обходить конкурентов и быть эффективнее в целом. Преимущества автоматизации:
- HR-менеджеры выполняют больше задач за единицу времени, быстрее закрывают вакансии;
- руководители и топ-менеджеры компании видят отчёты по работе HR-менеджеров и знают, куда тратится бюджет;
- менеджеры и кандидаты помнят о встречах благодаря автоматическим напоминаниям из программы;
- можно упорядочить всю HR-документацию — так проще ориентироваться в файлах и нет риска, что затеряется что-то важное.
Главные минусы — затраты на внедрение или разработку, время сотрудников на тестирование программы и обучение.
С 1 по 3 июня 2022 г. в Сколково на конференции для руководителей FOUNDER STAGE спикеры расскажут о своём опыте набора команды. Представители более 25 компаний выступят с докладами о бизнес-процессах цифровизации, стандартизации и финансовом менеджменте.
Как внедрить HRM-системы
Сначала нужно выбрать тип системы:
- CRM — программы для ведения базы данных сотрудников и кандидатов. Самую простую можно создать в Excel, Google Таблицах, Trello. Не подойдёт менеджерам организаций с большим потоком новых сотрудников.
- ATS — система для связи с персоналом: формы онлайн-заявок, история взаимодействий с кандидатами, отправка электронных писем, интеграция с мессенджерами/телефонией и СМС. ATS выполняет только часть задач рекрутинга.
- HRM — сервисы для полноценного управления персоналом. Совмещает в себе ATS и CRM для HR.
HR-специалисту компании с большим штатом сотрудников будет удобнее работать в HRM-системе — там весь необходимый функционал.
Внедряют HRM-сервисы поэтапно:
- Анализируют текущие HR-процессы, отслеживают время на выполнение.
- Продумывают идеальные бизнес-процессы в формате «road map» — визуальная схема работы с исполнителями, сроками, каналами общения, интеграциями и бюджетом.
- Выделяют сотрудников из штата или привлекают внештатных консультантов для подбора и внедрения сервиса.
- HR-менеджеры тестируют работу сервиса на выборке из сотрудников и кандидатов.
- Внедряют сервис, подключают дополнительных сотрудников.
Спустя месяц-два после внедрения, измеряют практическую пользу — насколько сократилось время на каждый HR-бизнес-процесс, впечатления сотрудников и соискателей о работе с программой. Проще измерить через социологические опросы в Google Формах.
Популярные HRM-программы
HeadHunter — популярный job-портал с базой вакансий и резюме. Работодатель отправляет резюме в избранное, просматривает отклики, настраивает шаблоны сообщений в чате.
Manatal — сервис для найма новых сотрудников. Менеджер импортирует информацию о кандидатах, создаёт типовые карьерные страницы, хранит информацию о вакансиях. Manatal чистит дубли кандидатов. Подходит для англоязычной аудитории. Доступны интеграции с Linkedin, Indeed, Facebook, Instagram, Google For Jobs, Talent.com, ZipRecruiter, Careerbuilder, GitHub.
ClickUp — универсальная платформа для планирования задач любой сложности. Менеджер может настроить уведомления по встречам, задачам, проектам, отслеживать бизнес-цели. Подходит для англоязычной аудитории. Интегрируется с GitLab, Slack, Google Drive и Calendar, Dropbox, Outlook, Figma, Zoom, Calendly, Trello, Jira, Wrike, HubSpot.
Корпоративная социальная сеть — онлайн-сервис для корпоративной коммуникации. Здесь сотрудники публикуют новости, обучающие курсы, ведут задачи, проводят опросы и онлайн-встречи, согласовывают документы. Соцсеть интегрируется с мессенджерами, программами кадрового учёта, дистанционного обучения и календарями.
TerraPortal — корпоративный портал, который поможет автоматизировать рутину, настроить мотивационные программы, провести опрос, голосование, составить рейтинг, забронировать переговорную комнату и хранить фото, видео, базы знаний, календарь отпусков.
Talantix — облачная CRM для автоматизации рекрутинга. Импортирует отклики и избранные резюме с hh.ru, хранит базу, чистит дубли резюме, отправляет уведомления по SMS и e-mail. Интегрируется с hh.ru, SuperJob, «Авито.Работа», LinkedIn, «Хабр Карьерой», WhatsApp, Viber, Telegram.
СберПодбор — сервис для ведения базы кандидатов. Импортирует информацию о кандидатах из резюме, формирует отчёты по среднему сроку найма, загрузке и эффективности рекрутеров, чистит дубли резюме, хранит историю общения с кандидатами. Загрузить резюме можно в pdf, doc и rtf. Интегрируется с мессенджерами.
HitMan — программа для интервьюирования кандидатов по готовым вопросам через видеосвязь. HR-менеджер просматривает видеоинтервью и зовёт на персональное собеседование подходящих кандидатов.
Skillaz — автоматизированная HR-система. Импортирует кандидатов из job-порталов. Менеджер ведёт задачи, настраивает автоматический поиск кандидатов, роботизированный обзвон, отправку SMS и e-mail. Интегрируется с порталами по поиску вакансий и мессенджерами.
Hurma — онлайн-сервис для HR, рекрутинга и управления целями. Хранит резюме кандидатов. Помогает проводить опросы удовлетворённости, согласовывать отсутствие, уведомлять в мессенджерах, оценивать производительность и рассчитывать зарплаты. Интегрируется с hh.ru, «Хабр Карьерой», SuperJob, Linkedin, Telegram, Slack, Gmail, Google Calendar.
PeopleForce — HRM-система управления персоналом. Хранит обучающие материалы и информацию по сотрудникам (контакты, отпуски, больничные, проекты).Автоматически ставит регулярные задачи, импортирует резюме с job-порталов, ставит цели и KPI по проектам и сотрудникам. Интегрируется с Work.ua, hh.ru, Rabota.ua, LinkedIn, Google Workspace, Telegram, Slack.
Инструменты для адаптации сотрудников
Лендинг для пребординга. Менеджер отправляет кандидату на e-mail ссылку, по которой можно открыть страницу и ознакомиться с корпоративной культурой компании, иерархией, обязанностями сотрудников. Если настроить форму обратной связи, HR-специалисту не придётся запрашивать нужные документы — кандидат сам их отправит. Лендинги формируют под каждого новичка, и ссылка на страницу всегда уникальна. Шаблоны при этом могут быть едиными.
Лендинг для онбординга. Доступ к нему новый сотрудник получает в первый рабочий день. Страница может включать в себя контрольные чек-листы, инструкции по работе, контакты наставников.
Квест новичка. На корпоративном сайте, в приложении или боте новичок проходит онлайн-квесты. Это игровая форма адаптации новых сотрудников компании. После прохождения видны результаты тестовых и контрольных заданий и оценки наставников. Пример онбординг-бота — сервис от friday.
Платформы для онлайн-обучения персонала. Они объединяют в себе онлайн-конференции, вебинары, контрольные задания, обучающие курсы, корпоративные базы знаний. Примеры: Teachbase, iSpring Online, ТренингСпэйс, Эквио.
Как оценить эффективность автоматизации
Пользу автоматизации оценивают количественно и качественно. Перед внедрением программы измеряют продолжительность текущих бизнес-процессов. Спустя один-два месяца после внедрения измеряют снова и сравнивают показатели. Если процессы ускорились минимум в 2 раза — автоматизация прошла хорошо.
Затем менеджеры опрашивают работников по изменениям в работе через внедрённый сервис или Google Forms. Примерные вопросы:
- Насколько быстро формируются и согласуются документы?
- Комфортно ли работать с сервисом?
- Какие функции или отчёты используют чаще?
- Какие функции или отчёты не использовали больше месяца?
Что делать, если автоматизация HR-процессов не работает
Нужно определить, что не работает — на каком этапе бизнес-процесса автоматизация ломается. Если происходят ошибки — это чаще из-за неправильной стратегии или ошибок в использовании. Стоит внимательно ознакомиться с системой. В этом помогут:
- скринкасты или видеоинструкции — специалист техподдержки записывает видео с экрана;
- текстовые инструкции — описание решения задачи со скриншотами;
- общение с техподдержкой — через встроенный чат или e-mail, видеозвонки.
Также можно записать пошаговые инструкции по задачам. При ежедневном использовании сотрудник привыкнет к новым правилам. Если этого не произошло — привязать денежную мотивацию к метрикам в программе.
Если проблема не в сотрудниках, а в программе — обратиться в техническую поддержку. Если поддержка не помогает — найти ИТ-консультанта для поиска поломки, задокументировать и попросить с сервиса компенсацию за бракованный продукт.
Коротко о главном
По данным исследования, в 2019 году каждая третья компания на российском рынке автоматизирует рекрутинг и HR-процессы: 21% использует готовые сервисы, 9% — разрабатывает кастомные решения. В первую очередь автоматизируют:
- сбор резюме из job-порталов;
- экспорт вакансии в популярные job-порталы;
- расчёт заработной платы и налогов;
- шаблоны писем, SMS и сообщений в мессенджерах для кандидатов;
- опросы удовлетворённости, вовлечённости и лояльности сотрудников;
- отслеживание рабочего времени.
Главная задача HR-сервисов — автоматизировать рутинные, повторяющиеся задачи. Полноценная HRM-система сэкономит время наставников и бюджет организации.
