30-31 октября, Технопарк Сколково

Памятка для волонтеров конференции Tech Week 19

До мероприятия осталось
дней
часов
минут
секунд
Хочу поблагодарить за то, что вы решили стать частью команды ежегодной конференции по внедрению цифровых технологий в бизнес — Tech Week 19! Я подготовил для вас памятку по работе на конференции (место, время, инструкция, правила поведения)
Игорь Гриневич
Куратор волонтеров
Как доехать до Технопарка Сколково
Такси
Заезд на территорию Сколково возможен только на такси агрегаторов «Яндекс.Такси» или «Uber». Такси довезёт вас до главного входа в Технопарк (пропуск на территорию заказывается автоматически при вызове такси)
Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)
Когда конференция?
30-31 октября, с 08:00 до 19:00, Технопарк Сколково
Что нужно, чтобы подать заявку на работу волонтером на конференции?
При первом контакте с организаторами, волонтер должен скинуть карточку с информацией о себе: ФИО, ссылка на соц.сети, моб. телефон, подключенный к WhatsApp, возраст, размер одежды (для печати мерча), уровень владения ПК, наличие вредных привычек
Какая у меня роль?
До 27 октября 2019 г. все волонтеры будут распределены по ролям. Все волонтеры будут добавлены в единый чат волонтеров в WhatsApp, а также распределены по доп. чатам в зависимости от роли на конференции. Волонтеры будут уведомлены о ролях дополнительно в общем чате в WhatsApp
Какие есть роли?
Хостес, волонтер-регистратор, сопровождающий спикеров, менеджер зала, помощник зала, волонтер менторской гостиной. Ниже вы можете прочитать, что входит в функционал того или иного волонтера и предложить свою кандидатуру, если считаете, что ваши навыки будут наиболее эффективны в данной роли
Что делает хостес?
Хостес встречает гостей на входе в Технопарк Сколково, проводит первичную консультацию, указывает где находится зона регистрации, отвечает на вопросы, при необходимости провожает до стойки регистрации (только спикеров)
Что делает волонтер-регистратор?
Волонтер-регистратор работает на стойке регистрации. В течение конференции волонтер-регистратор проверяет билеты, проводит регистрацию гостей, спикеров и прессы на конференцию, выдает бейджи, браслеты, проводит консультацию по мероприятию. Во время обеденного перерыва волонтер-регистратор выдает гостям категории «Премиум» талоны на питание в ресторане «Osteria Mario»
Что делает сопровождающий спикеров?
Сопровождающий забирает спикеров со стойки регистрации и провожает их на 3-й этаж в спикерскую. После того, как волонтер довел спикера до спикерской, он возвращается в атриум к стойке регистрации для ожидания и проводов новых спикеров
Что делают менеджеры залов?
Менеджеры залов работают в заранее согласованных залах. Менеджеры залов проверяют наличие и работу оборудования в зале, включают презентации согласно расписания выступления спикеров, передают спикерам микрофон и кликер перед началом выступления, во время блока вопросов передают микрофон в зал, следят за таймингом выступления, поднимают таблички тайминга для оповещения спикера, приносят воду для спикеров, помогают модератору зала в решении экстренных вопросов, записывают количество посетителей в зале, а также проводят оценку выступления спикеров
Что делает помощник зала?
Помощник зала встречает спикеров в спикерской, провожает спикера в зал. После проводов спикера, помощник зала забирает предыдущего выступающего и провожает его в зону интервью в экспо-зоне конференции
Что делает волонтер менторской гостиной?
Волонтер менторской гостиной встречает гостей на входе в менторскую, проверяет участников в списках, сообщает время записи для приема у ментора, № стола, ФИО ментора, где взять раздаточный материал для заполнения ответов от ментора, проводят консультацию по общим вопросам, помогает модератору менторской гостиной в решении экстренных вопросов
Будет ли проведен сбор волонтеров до мероприятия?
28 октября 2019 г. организаторы конференции проведут общий сбор волонтеров. О месте и времени встречи волонтерам будет сообщено дополнительно в общий чат волонтеров в WhatsApp. Непосредственно на конференции также будет проведет финальный инструктаж
Когда приезжать?
30 октября 2019 г. волонтеры должны приехать в Технопарк Сколково к 08:00. Дресс-код — белый верх, черный низ
Что делать по прибытию на площадку?
До начала финального инструктажа волонтер должен прийти в организаторскую, сложить личные вещи, подключиться к Wi-Fi Сколково, в зависимости от роли взять фирменный мерч, программу, таблички тайминга, воду для спикеров и рацию (не забыть проверить настройку рации)
Будут ли кормить волонтеров?
Да, волонтерам полагается талон на обед в столовой
Когда будет произведена оплата за работу?
Оплата производится в организаторской по окончанию последнего дня конференции (просьба на всякий случай иметь с собой мелкие деньги для сдачи)
Правила работы
1
Все волонтеры, вне зависимости от роли, должны выполнять любую внеплановую работу, порученную организаторами конференции. Работа может быть не связана с основной ролью (пример: помочь развесить расписание, сходить в магазин за батарейками, выкинуть мусор, принести стулья, налить спикеру кофе и т.д.). Отказ от работы — автоматически лишает оплаты
2
Не конфликтовать и не проявлять грубость к гостям, спикерам и организаторам. Всегда отвечать вежливо с улыбкой. Запрещено обсуждать, оскорблять и смеяться над спикерами. Нарушение субординации — карается вычитами из финальной оплаты
3
Все вопросы по конференции необходимо решать через чаты в WhatsApp. Не забывайте отмечать человека через @, если вопрос адресован непосредственно к нему. В экстренной ситуации можно совершать телефонные звонки организаторам для запроса помощи, но если это происходит во время выступления спикера — ни в коем случае не делать это громко (желательно на время звонка покинуть зал). Если произошла какая-то экстраординарная ситуация (например, спикер не явился на выступление) — не поддаемся панике и не показываем это гостям и другим спикерам. Всегда быть со спокойным лицом, уведомить о ситуации в чате, либо позвонить организаторам оттуда, где разговор не будет слышен гостям
4
В случае отсутствия у волонтера задач — уведомлять об этом куратора волонтеров. Если волонтер будет пойман за бездеятельностью — это будет караться вычитами из финальной оплаты
5
Все волонтеры, вне зависимости от роли, должны быть знакомы со всей общей информацией по конференции, программой, должны уметь оказать общую консультацию гостям и спикерам
Программа
6
На конференции многим волонтерам придется работать с компьютером. До конференции, мы настоятельно рекомендуем всем волонтерам дома вспомнить работу с программами: Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, PDF-ридеров. При необходимости ознакомьтесь с видеоуроками на YouTube
7
Менеджеры залов, кроме выполнения основной работы, внимательно слушают выступления спикеров. Вам необходимо будет заполнять информацию по их выступлениям. Возьмите с собой блокнот и ручку для заметок
8
Помощники залов и волонтеры менторской гостиной не имеют права употреблять еду и напитки с фуршетного стола. Данная еда предназначена исключительно для гостей категории «Премиум» и спикеров. Если волонтер будет замечен за поеданием продуктов с фуршетного стола — из его оплаты будет вычтена стоимость продуктов. При наличии собственного тормозка вы можете съесть его в обеденное время в помещении столовой на -1 этаже. В столовой есть микроволновая печь для разгорева еды
9
Волонтерам полагается талон на обед в столовой. Отправится на обед можно исключительно в обеденный перерыв на конференции, и только при наличии второго коллеги на рабочем месте! Запрещено покидать рабочее место всем волонтерам сразу! На обед одного волонтера отводится не более 30 мин. Просим следить за временем и уважать своих коллег. Талоны на обед разнесет по волонтерам Старший волонтер. Дополнительного напоминания со стороны волонтеров не требуется
10
Если вам по каким-то причинам необходимо покинуть пост (например, в туалет) — обязательно ставьте в известность куратора волонтеров! Он должен быть в курсе, что вы покинули рабочее место
11
Курение на территории Сколково производится только в сторого отведенном месте на улице. Ни в коем случае не курить в здании Технопарка, в туалете, на пожарных выходах и т.д. Внутри Технопарка расположены камеры и пожарные сигнализации. Курение в неответеденном месте карается штрафом, согласно законодательства РФ. Курение возможно только во время кофе-брейков и обеденнего перерыва, и только при наличии второго коллеги на рабочем месте. Курение не дает право на увеличение обеденного времени. В другое время покидать свое рабочее место запрещено! Перед курением необходимо снимать фирменный мерч. После курения просьба использовать жевательную резинку
12
Во время конференции гостям и спикерам не запрещено употреблять спиртные напитки на фуршетном столе, либо в сторонних заведениях на территории Технопарка. В случае наличия экстренных ситуаций, конфликтов — обращаться к организаторам, либо к охране Росгвардии
13
Просьба делать памятные фотографии, селфи и сторис во время кофе-брейков и обеденных перерывов. Запрещено оставлять свое рабочее место для фотографирования. Будем рады упоминанию фирменного хэштега мероприятия
#TECHWEEK19
С вами на площадке
Кирилл Поляков
Директор контент направления
+79266088969
Игорь Гриневич
Куратор волонтеров
Валерия Гаврилова
Руководитель зоны регистрации
+79267132968
Фатима Гатиева
Event-менеджер
+79099301997
Инна Тетюлина
Директор по партнерам и выставке
+79036139059
Денис Шабанов
Руководитель отдела по работе со спикерами
+79807552347
Екатерина Циглинцева
Менеджер отдела по работе со спикерами
+79270889333
Наталья Зуева
Руководитель оргкомитета
+79851382135
Место проведения Teck Week 19
Технопарк Сколково
Большой бульвар, 42с1
Прибыть на площадку
30 октября в 08:00